Niniejsza Polityka Prywatności wyjaśnia zasady i zakres przetwarzania danych osobowych pozyskanych za pośrednictwem serwisu internetowego www.medicos.com.pl  (dalej „Strona”), jak też obowiązki MEDICOS jako administratora danych, a nadto informuje o używaniu plików cookies.

Strona może zawierać linki do innych stron internetowych obsługiwanych przez inne podmioty, które mają własne zasady i polityki prywatności, które wyjaśniają, w jaki sposób wykorzystują Państwa dane osobowe. W takich sytuacjach prosimy o dokładne zapoznanie się z rzeczonymi warunkami i politykami prywatności przed podaniem jakichkolwiek danych osobowych na takiej stronie internetowej, ponieważ nie ponosimy żadnej odpowiedzialności za strony internetowe innych podmiotów.

§ 1

Dane Administratora danych

1. Właścicielem Serwisu i jednocześnie administratorem danych jest Medicos sp. z o.o.  z siedzibą: ul. Ukryty Raj 4 lok. 1, Warszawa 02-757, NIP: 5214064141, REGON: 528223895, KRS: 0001095267 (dalej „Administrator”, „MEDICOS” lub „My”).

2. Możesz skontaktować się z nami w jeden z następujących sposobów:

   1. prześlij email na adres: kontakt@medicos.com.pl 

   2. wyślij list na adres: ul. Ukryty Raj 4 lok. 1, 02-757 Warszawa (najlepiej z dopiskiem „Dane Osobowe”).

§ 2

Przetwarzanie danych przez administratora

1. Dane osobowe oznaczają informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej. Przetwarzaniem danych osobowych jest każda czynność dokonana na danych osobowych, niezależnie od tego, czy jest dokonywana w sposób zautomatyzowany, czy nie, np. zbieranie, przechowywanie, utrwalanie, porządkowanie, modyfikowanie, przeglądanie, wykorzystywanie, udostępnianie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie. Przetwarzamy Twoje określone w niniejszym dokumencie dane osobowe w różnych celach, przy czym w procesie przetwarzania zastosowane mogą być różne metody zbierania, podstawy legalności przetwarzania, wykorzystywania, ujawniania oraz okresy przechowywania, które zawsze określone są w stosunku do celu, w jakim dane są przez nas przetwarzane.

2. Korzystając z usług MEDICOS, w tym odwiedzając Serwis lub kontaktując się z MEDICOS możesz przekazywać nam swoje dane osobowe. MEDICOS dokłada szczególnej staranności do poszanowania prywatności Klientów oraz zobowiązuje się postępować właściwie, jeśli chodzi o zbieranie, wykorzystywanie i ochronę danych osobowych. 

3. Dane osobowe zbierane przez MEDICOS za pośrednictwem Serwisu są przetwarzane zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), (dalej „RODO”). 

4. Niniejsza polityka prywatności ma zastosowanie do wszystkich przypadków, w których jesteśmy Administratorem danych osobowych i przetwarzamy dane osobowe. Dotyczy to zarówno przypadków, w których przetwarzamy dane osobowe pozyskane bezpośrednio od osoby, której dane dotyczą, jak i w przypadku, w którym dane osobowe pozyskaliśmy z innych źródeł.

5. Administrator podejmuje niezbędne działania w celu zachowania przejrzystości w zakresie sposobów i podstaw prawnych przetwarzania danych osobowych, a także celów, dla których przetwarzamy dane osobowe, Administrator, w szczególności zawsze informuje o przetwarzaniu danych w momencie ich zbierania, w tym o celu i podstawie prawnej przetwarzania – np. przy zawieraniu umowy. Administrator dba o to, by dane były zbierane tylko w zakresie niezbędnym do wskazanego celu i przetwarzane tylko przez okres, w jakim jest to niezbędne. Ponadto Administrator podejmuje ponadto wszelkie niezbędne działania, by także jego podwykonawcy i inne podmioty współpracujące dawały gwarancję stosowania odpowiednich środków bezpieczeństwa w każdym przypadku, gdy przetwarzają dane osobowe na zlecenie Administratora. 

§ 3

Informacja o kategorii osób fizycznych, których dane dotyczą

1. Poniżej przedstawiamy informacje o danych osobowych, które możemy od Państwa gromadzić podczas korzystania ze Strony i oferty MEDICOS oraz innych danych osobowych, które możemy otrzymać z innych źródeł.

2. MEDICOS zbiera informacje dotyczące osób fizycznych odwiedzających Stronę, informacje dotyczące osób fizycznych prowadzących we własnym imieniu działalność gospodarczą lub zawodową oraz osób fizycznych reprezentujących osoby prawne, lub jednostki organizacyjne niebędące osobami prawnymi, którym ustawa przyznaje zdolność prawną, prowadzące we własnym imieniu działalność gospodarczą lub zawodową, które są zainteresowane ofertą MEDICOS.

3. Przetwarzane dane osobowe na Stronie dotyczą:

   1. osób fizycznych odwiedzających Stronę;

   2. osób fizycznych kontaktujących się w celu uzyskania informacji o ofercie MEDICOS lub podzielenia się uwagami dotyczącymi naszej działalności;

   3. osób fizycznych, które kontaktują się w celu złożenia zamówienia;

   4. osób fizycznych, które zapisały się na Newsletter.

§ 4

Cele i podstawy prawne przetwarzania danych osobowych

1. Korespondencja e-mailowa oraz tradycyjna

W sytuacji, gdy Administrator otrzyma korespondencję za pośrednictwem: formularza kontaktowego on-line, zamieszczonego pod adresem strony www:medicos.com.pl, drogą e-mail lub drogą tradycyjną, która nie jest związana z ofertą lub usługami MEDICOS na rzecz danego nadawcy, wówczas  dane osobowe zawarte w tej korespondencji są przetwarzane wyłącznie w celu komunikacji i załatwienia sprawy, której dotyczy ta korespondencja.

Podstawą prawną przetwarzania jest uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit f RODO), polegający na prowadzeniu korespondencji kierowanej do niego w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Administrator przetwarza jedynie dane osobowe, jakie są niezbędne dla załatwienia sprawy, której dotyczy korespondencja. Całość korespondencji jest przechowywana w sposób zapewniający bezpieczeństwo zawartych w niej danych osobowych oraz innych informacji i ujawniana jedynie osobom upoważnionym.

2. Kontakt telefoniczny

W sytuacji, gdy osoba kontaktuje się z Administratorem drogą telefoniczną, w sprawie niezwiązanej z zawartą umową, ani z  ofertą lub usługami MEDICOS, wówczas możemy żądać podania danych osobowych tylko wówczas, gdy będzie to niezbędne do obsługi sprawy, której dotyczy kontakt. 

Podstawą prawną jest w takim wypadku uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit f RODO), polegający na konieczności załatwienia zgłoszonej sprawy związanej z prowadzoną działalnością gospodarczą.

3. Realizacja zamówień i umów

W przypadku zbierania przez Administratora danych osobowych  dla celów związanych z obsługą zamówienia lub wykonaniem umowy, Administrator przekazuje osobie, której dane dotyczą, szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania jej danych osobowych nie później niż w momencie przyjmowania zamówienia lub zawierania umowy. 

Przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit b) RODO).

4. Newsletter, przesyłanie ofert

MEDICOS może przesyłać informacje o swojej ofercie lub przekazywać inne zamówione przez Państwa informacje na podane adresy e-mail, lub drogą telefoniczną. Będziemy przesyłać odpowiednie oferty i informacje o naszych produktach i usługach pocztą elektroniczną, ale tylko wtedy, gdy wcześniej wyrazili Państwo na to zgodę poprzez zapisanie się do Newslettera lub poprosili Państwo o przesłanie takich informacji. W każdej chwili można zrezygnować z otrzymywania newslettera, poprzez kliknięcie w link rezygnacji znajdujący się na dole wiadomości mailowej z przesyłanym newsletterem lub poprzez zgłoszenie na adres e-mail: kontakt@medicos.com.pl Podstawą prawną w takim przypadku jest:

• Państwa zgoda na przesyłanie informacji o organizowanych akcjach promocyjnych oraz przekazania informacji za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w szczególności poczty elektronicznej lub na podany numer telefonu (art. 6 ust. 1 lit. a) RODO). 

• Państwa zgoda na przetwarzanie określonych kategorii danych zawsze w określonym celu, o której wyrażenie prosimy (art. 6 ust. 1 lit. a) RODO).

5. Inne źródła danych

• W związku z prowadzoną działalnością Administrator zbiera dane osobowe także w innych przypadkach – np. podczas organizowanych przez Administratora wydarzeniach, a także poprzez wymianę wizytówek – w celach związanych z inicjowaniem i utrzymywaniem kontaktów biznesowych. 

Podstawą prawną przetwarzania jest w tym wypadku uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit f RODO) polegający na tworzeniu sieci kontaktów w związku z prowadzoną działalnością. Dane osobowe zebrane w takich przypadkach przetwarzane są wyłącznie w celu, dla jakiego zostały zebrane, a Administrator zapewnia ich odpowiednią ochronę.

• Możemy również wykorzystywać dane osobowe z innych źródeł jak: specjalistyczne firmy, które dostarczają informacje, nasi partnerzy handlowi i rejestry publiczne. Tego typu dane osobowe pomagają nam m.in.:

  • dokonać przeglądu i poprawić dokładność posiadanych przez nas danych;

  • poprawić i zmierzyć skuteczność naszej komunikacji marketingowej, w tym reklamy online. Podstawą prawną jest w tym przypadku prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO), poprzez:

    • zarządzanie stroną www,

    • dostosowaniem jej zawartości do Państwa potrzeb i oczekiwań. 

    • Dochodzeniu lub obronie przed roszczeniami.

§ 5

Zakres przetwarzanych danych

1. Poniżej wskazujemy na zakres danych przetwarzanych przez Medicos za pośrednictwem Strony, według podziału ustalonego zależnie od celu, w jakim dane są przetwarzane:

   1. zarządzania stroną www, w zakresie:

      • adres IP;

      • dane dotyczących lokalizacji, urządzenia oraz rodzaju wykorzystywanej przeglądarki;

   2. wypełnienie formularza kontaktowego na Stronie w celu nawiązania kontaktu:

      • imię i nazwisko;

      • adres e-mail;

   3. Wypełnienie formularza na Stronie dotyczącego usługi Newsletter:

      • imię i nazwisko;

      • adres e-mail;

2. Medicos może również przetwarzać zanonimizowane dane eksploatacyjne związane z odwiedzaniem Strony (tzw. logi – adres IP, domena). Dane te służą nam do generowania statystyk pomocnych w administrowaniu stroną. Dane te mają charakter zbiorczy i anonimowy, tj. nie zawierają cech identyfikujących osobę fizyczną – użytkownika strony, a Logi nie są ujawniane osobom trzecim z zastrzeżeniem możliwości udostępniania informacji dotyczących numeru IP danego użytkownika strony na żądanie uprawnionego do tego w oparciu o obowiązujące przepisy prawa, organów państwa w związku z prowadzonymi przez nie postępowaniami. 

§ 6

Odbiorcy danych

W związku z prowadzeniem działalności przez MEDICOS, która wymaga przetwarzania danych osobowych, dane osobowe są ujawniane zewnętrznym podmiotom, w tym w szczególności dostawcom odpowiedzialnym za obsługę systemów informatycznych i sprzętu (np. wyposażenia biurowego), dostawcom usług informatycznych i technologicznych, usług przechowania i łączenia danych, przetwarzania płatności, podmiotom świadczącym usługi prawne, finansowe lub księgowe, jak również usługi archiwizacyjne, operatorom pocztowym i kurierom, agencjom marketingowym. Udostępniamy tylko dane osobowe, które umożliwiają naszym dostawcom świadczenie tych usług.

Współpracujemy z wieloma partnerami handlowymi i dostawcami, których produkty są dostępne w ofercie MEDICOS. W takich sytuacjach udostępniamy tylko te dane osobowe, które umożliwiają naszym partnerom handlowym świadczenie usług lub wykonanie umowy. Na przykład, w ramach realizacji zamówienia, możemy udostępnić naszemu partnerowi handlowemu Państwa imię i nazwisko, dane kontaktowe, aby mógł dostarczyć zamówione produkty.

Administrator zastrzega sobie prawo ujawnienia wybranych informacji dotyczących osoby, której dane dotyczą, właściwym organom bądź osobom trzecim, które zgłoszą żądanie udzielenia takich informacji, opierając się na odpowiedniej podstawie prawnej oraz zgodnie z przepisami obowiązującego prawa

§ 7

Czas przetwarzania

1. Państwa dane nie będą przetwarzane dłużej, niż jest to niezbędne, co jest uzależnione od kilku czynników:

   1. (Przede wszystkim) powodu, dla którego dane zostały zgromadzone;

   2. Daty, kiedy dane zostały zebrane;

   3. Czy istnieje podstawa prawna/regulacyjnego uzasadniające ich zachowanie;

   4. Czy dane są potrzebne do ochrony Państwa interesu lub uzasadnionego prawnie interesu MEDICOS.

2. Czas przetwarza danych przez MEDICOS określony został:

   1. w przypadku, gdy Administrator przetwarza dane osobowe na podstawie zgody, okres przetwarzania trwa do momentu wycofania tej zgody przez użytkownika lub zakończenia celu, w jakim została ona zebrana, w przypadku ustania celu pozyskane dane osobowe zostaną przez nas zachowane przez okres wynikający z przedawnienia roszczeń (6 lat);

   2. w przypadku, gdy Administrator przetwarza dane osobowe na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora, okres przetwarzania trwa do momentu ustania ww. interesu (np. okres przedawnienia roszczeń cywilnoprawnych) lub do momentu sprzeciwienia się osoby, której dane dotyczą wobec dalszego przetwarzania – w sytuacjach, gdy sprzeciw taki zgodnie z przepisami prawa przysługuje, w przypadku ustania celu pozyskane dane osobowe zostaną usunięte.

   3. w przypadku, gdy Administrator przetwarza dane osobowe, ponieważ jest to konieczne z uwagi na obowiązujące przepisy prawa, okresy przetwarzania danych w tym celu określają te przepisy.

   4. w przypadku braku konkretnych wymogów prawnych lub umownych, podstawowy okres przechowywania danych w przypadku zapisów i innej dokumentacji dowodowej sporządzonej w trakcie wykonywania umowy maksymalnie 6 lat.

§ 8

Uprawnienia związane z przetwarzaniem danych osobowych

1. W związku z przetwarzaniem Państwa danych osobowych, osobom, których dane dotyczą, przysługują następujące prawa:

   • prawo do wycofania udzielonej zgody (w dowolnym czasie), co spowoduje zaprzestanie przetwarzania danych osobowych, przetwarzanych na podstawie udzielonej zgody. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność przetwarzania danych osobowych, którego dokonaliśmy na podstawie udzielonej zgody przed jej wycofaniem. 

   • prawo żądania usunięcia (prawo do bycia zapomnianym) danych osobowych z systemów informatycznych oraz z akt. Prawo to zostanie przez Administratora zrealizowane, o ile nie spoczywa na Administratorze prawny obowiązek zachowania, a tym samym przetwarzania danych, pomimo wniesienia prawa do bycia zapomnianym. 

   • prawo dostępu do swoich danych (w tym do żądania wydania kopii danych). 

   • prawo do sprostowania (aktualizacji danych). Informujemy, że zaktualizowanie danych, nie spowoduje usunięcia danych przed dokonaniem aktualizacji, co związane jest z obowiązkiem zachowania spójności danych, przetwarzanych przez Administratora w określonym celu. 

   • prawo do ograniczenia przetwarzania, w tym również prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych powołując się na określoną sytuację. Informujemy, że wskazane prawo zostanie przez Administratora zrealizowane wyłącznie w sytuacji, gdy wykonanie określonej czynności nie jest sprzeczne z obowiązującymi przepisami prawa, które obligują Administratora do przetwarzania danych. 

   • prawo do przeniesienia swoich danych z systemów informatycznych na rzecz wskazanego podmiotu. 

   Swoje żądanie dotyczące realizacji przysługujących Państwu praw wskazanych w ppkt a)-f) powyżej można skierować do nas w dowolnym momencie, wysyłając wiadomość:

   e-mail na adres: kontakt@medicos.com.pl 

   lub za pośrednictwem korespondencji tradycyjnej na adres: ul. Ukryty Raj 4 lok. 1, 02-757 Warszawa

   Jeżeli Administrator nie będzie w stanie zidentyfikować osoby składającej wniosek na podstawie dokonanego zgłoszenia, zwróci się do wnioskodawcy o dodatkowe informacje. Administrator udzieli odpowiedzi na wniosek w ciągu miesiąca od jego otrzymania. W razie konieczności przedłużenia tego terminu Administrator informuje wnioskodawcę o przyczynach opóźnienia. Odpowiedź zostanie udzielona na piśmie na wskazany przez wnioskodawcę adres, chyba że wniosek został złożony poprzez e-mail lub wnioskodawca poprosiło udzielenie odpowiedzi drogą e-mail, wówczas odpowiedź zostanie wysłana na adres e-mail, z którego zgłoszono wniosek. Postępowanie w sprawie składanych wniosków jest nieodpłatne.

   • prawo do wniesienia skargi do Urzędu Nadzorczego na działania Administratora Danych w przetwarzaniu danych osobowych, wszelkie niezbędne informacje w tym zakresie uzyskają Państwo pod adresem: www.uodo.gov.pl

§ 9

W jaki sposób chronimy Twoje dane osobowe

MEDICOS dokłada wszelkich starań, aby utrzymywać świadczone usługi w sposób, który chroni informacje przed przypadkowym lub celowym ich zniszczeniem, lub utratą. Aby zapewnić bezpieczeństwo Państwa danych, używamy zabezpieczeń komputerowych, takich jak: 

• ograniczenie dostępu do danych jedynie dla pracowników, którzy potrzebują go do wykonywania swoich obowiązków służbowych;

• wdrożyliśmy fizyczne, elektroniczne i proceduralne zabezpieczenia związane z gromadzeniem, przechowywaniem i ujawnianiem danych osobowych;

• stosujemy zapory sieciowe i szyfrowanie danych podczas przesyłu za pomocą protokołu Secure Sockets Layer (SSL).

Jednak mimo podjęcia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych w celu ochrony danych osobowych, nie możemy zagwarantować bezpieczeństwa żadnych danych osobowych przesyłanych przez Internet do nas.

Dane osobowe, które od Państwa zbieramy, mogą być przekazywane i przechowywane w miejscu docelowym poza Europejskim Obszarem Gospodarczym („EOG”). Mogą być również przetwarzane przez firmy działające poza EOG, które pracują dla nas lub dla jednego z naszych dostawców usług. Jeśli to zrobimy, zapewniamy poszanowanie Twoich praw prywatności zgodnie z niniejszymi Zasadami. Najczęstszym sposobem, w jaki to robimy, jest wprowadzenie konkretnego rodzaju umowy (więcej informacji nt. temat można znaleźć tutaj: https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/data-transfers-outside-eu_en) lub poprzez zatwierdzony program, taki jak Tarcza Prywatności: https://www.privacyshield.gov/welcome. 

§ 10

Jak wykorzystujemy pliki cookies

1. Strona używa niewielkich plików, zwanych cookies (tzw. ciasteczka), stanowią one dane informatyczne, w szczególności plik tekstowe. Plik cookie zwykle zawiera nazwę domeny, z której pochodzi, swój „czas wygaśnięcia" oraz indywidualną, losowo wybraną liczbę identyfikującą ten plik. Pliki cookies umieszczane są przez Stronę podczas każdej wizyty w urządzeniu końcowym odwiedzającego Stronę, jeżeli przeglądarka internetowa na to pozwala, to umożliwia Stronie zapamiętać urządzenie danego użytkownika oraz służy realizacji kilku celów. Informacje zbierane za pomocą plików tego typu pomagają dostosowywać oferowane przez MEDICOS produkty do indywidualnych preferencji i rzeczywistych potrzeb osób odwiedzających Stronę. Dają też możliwość opracowywania ogólnych statystyk odwiedzin prezentowanych produktów na Stronie. 

2. Na Stronie wykorzystywane są następujące rodzaje plików cookies:

§ 11

Twój wybór w zakresie plików cookies

Mogą Państwo zablokować instalowanie plików cookies na swoim urządzeniu lub śledzenie przez takie pliki aktywności w Internecie poprzez zmianę ustawienia przeglądarki internetowej. Większość przeglądarek internetowych automatycznie zezwala na umieszczanie na komputerze plików cookies, jednakże użytkownik może zabronić odbierania plików cookies, przez co pozostanie anonimowy. Należy jednak pamiętać, że w takim przypadku można spodziewać się ograniczonej prezentacji usług online i ograniczonych wskazówek dla użytkownika. Użytkownik może również z łatwością usuwać pliki cookie, które zostały już zapisane na urządzeniu przez przeglądarkę. W takim przypadku informacje w nich zawarte zostaną usunięte z danego urządzenia końcowego. W celu skonfigurowania opcji swojego urządzenia w zakresie wyrażenia zgody na zapisywanie plików cookies oraz określenia zakresu zapisywanych cookies Użytkownik może dokonać zmian ustawień wykorzystywanej przeglądarki internetowej (w większości przypadków taka opcja znajduje się w Narzędziach lub menu Preferencje przeglądarki). 

Informujemy, iż niedokonanie przez Użytkownika zmiany ustawień w zakresie cookies oznacza, że będą one zamieszczone w urządzeniu końcowym Użytkownika. W takim przypadku nasze Serwisy mogą przechowywać informacje w urządzeniu końcowym Użytkownika i uzyskiwać dostęp do tych informacji. 

Informacje na temat zarządzania plikami cookies w poszczególnych przeglądarkach można znaleźć na stronach dedykowanych poszczególnym przeglądarkom: 

• Firefox: https://support.mozilla.org/pl/kb/ciasteczka 

• IE: https://support.microsoft.com/pl-pl/help/17442/windows-internet-explorer-delete-manage-cookies 

• Chrome: https://support.google.com/chrome/answer/95647?hl=pl 

• Opera: http://help.opera.com/Linux/12.10/pl/cookies.html 

• Safari: https://support.apple.com/pl-pl/HT201265 

Dodatkowe informacje o zarządzaniu plikami cookies znajdują się na takich stronach jak np. http://allaboutcookies.org, https://wszystkoociasteczkach.pl/ 

§ 12

Postanowienia końcowe

1. Jakiekolwiek pytania, zastrzeżenia lub wątpliwości dotyczące treści niniejszej Polityki prywatności, lub sposobu, w jaki przetwarzamy dane osobowe, prosimy kierować mailowo na adres: kontakt@medicos.com.pl Odpowiedź zostanie udzielona w terminie do 30 dni.

2. Niniejsza Polityka prywatności może czasami ulegać zmianom. Prawa użytkownika wynikające z niniejszej Polityki prywatności nie zostaną ograniczone bez wyraźnej zgody użytkownika. Wszelkie zmiany Polityki prywatności będą publikowane na tej stronie, a o istotnych zmianach będziemy informować w bardziej widoczny sposób (w przypadku niektórych usług łącznie z wysłaniem odpowiedniego powiadomienia e-mail). 

3. Ostatnia aktualizacja niniejszego dokumentu miała miejsce dnia 01.08.2022 r.